Przyznam Wam się do czegoś… nienawidzę tracić czasu! Nic nie irytuje mnie tak jak ten przelewający się przez palce, nic nie wnoszący, nijaki, bezsensowny czas. Nie lubię go i odkąd pamiętam, unikam. Zawsze ma mnóstwo zadań. Łukasz mówi, że nie jestem normalna. Że chcę za dużo, za bardzo, za często. Że nie potrafię rezygnować, że biorę sobie za dużo na głowę, że nie potrafię zrezygnować z przyjemności, nawet jeśli potem śpię 3 godziny, a wtedy, gdy mogę odpocząć, wymyślam nowe zadania i zadanka. Chcę być wszędzie i robić wszystko. Chyba już nie pamiętam, kiedy było inaczej…? Może w liceum? Może na początku studiów? Pod koniec byłam już w swoim żywiole, studiując dwa kierunki, pracując w agencji badawczej, ucząc się kolejnego obcego języka i robiąc mnóstwo innych rzeczy. I tak jest nadal!

 

Klucz do robienia naraz wielu rzeczy i znajdywania w tym radości i sensu jest jeden: ORGANIZACJA. Nie powiem, że moja organizacja czasu jest idealna. Wiem, że popełniam błędy. Co gorsza: to ciągle te same błędy, o których dobrze wiem, jak je wyeliminować, a mimo to znów to robię 🙂

 

10 KROKÓW DO LEPSZEJ ORGANIZACJI ŻYCIA to zatem post, który może pomóc komuś z Was, a który ja powieszę sobie nad łóżkiem, by tych błędów więcej nie popełniać! 🙂

 

Gotowi? 🙂

KROK 1: ZAPISUJ… I SKREŚLAJ!

 

Zapisywanie to podstawa. Offline, online, w grubym zeszycie lub w cienkim smartfonie. Tam, gdzie wygodnie Ci zajrzeć, najlepiej w czymś, co masz zawsze przy sobie. Planuj zadania na cały tydzień, planuj zadania na dany dzień.

 

Zapisuj wszystko: obowiązki zawodowe, spotkania towarzyskie, telefon do dawno niewidzianej cioci, wizytę u dentysty, treningi dziecka. Zapisuj nawet pozornie banalne rzeczy, które wydają Ci się tylko częścią większej całości. Lista na dany dzień to Twój najlepszy pomocnik. Wiesz, co masz zrobić dziś, a co jutro. Wykonane – skreślasz lub kasujesz. Ja uwielbiam widok kartki z kalendarza całej pokreślonej i wołającej do mnie: „Wszystko na dziś zrobione!”. Zadania, których nie zrobiłaś – przepisujesz na dzień kolejny. I uwaga: tym razem na początku listy, by jak najszybciej się ich pozbyć!

 

Skreślanie wykonanych zadań sprawia, że  rozpisywanie większych całości na mniejsze elementy ma sens. “Rozdział raportu brzmi mniej przerażająco niż „napisz cały raport”, a „posprzątaj łazienkę” i „posprzątaj kuchnię” zawsze rodzi mniej stresu niż „posprzątaj cały dom”.

 

KROK 2: STAWIAJ REALNE CELE

 

Ok, jest lista! Ale co zrobić, jeśli na dany dzień masz 20 pozycji i kompletnie nie wiesz, jak się wyrobić??? Taką listę możesz od razu wyrzucić do kosza. Wiem to, bo sama bardzo często popełniam ten błąd. Wpisuję milion zadań – połowy nie jestem w stanie zrealizować, a potem przez pół tygodnia wloką się za mną i krzyczą: „a ja, a ja?? Przecież miałaś się zająć mną w poniedziałek!”. Cele muszą być realne. W zależności od czasu, jakiego potrzebujesz na wykonanie zadań, zapisz 5 większych lub 10 mniejszych. Systematycznie sprawdzaj, ile czasu potrzebujesz na wykonanie powtarzalnych czynności, jeśli robisz coś w pełnym skupieniu. Dzięki temu możesz realnie zaplanować swój dzień i przeznaczyć na dane zadanie odpowiednią ilość czasu. Nie za mało, bo to na pewno wywoła zbędny stres i napięcie, ale też nie za dużo, bo wtedy czas przeleci Ci przez palce.

 

KROK 3: ZAPRZYJAŹNIJ SIĘ Z „TIME SLOTEM”

 

Wiesz już, że nie potrafisz przez długi czas wykonywać jednej i tej samej czynności. Ja nie potrafię. Nudzę się i rozpraszam. I wykonuję masę czynności kompulsywnych, żeby tego najgorszego zadania uniknąć. Znacznie lepiej mi idzie, gdy w takich sytuacjach planuję, co będę robić w danym przedziale czasowym. Czasem mój „time slot” ma godzinę, czasem 15 minut. Gdy jestem w domu, pracę przy komputerze, przeplatam „time slotami” perfekcyjnej pani domu – idę posprzątać, wstawić pranie, posłać łóżko. Ale uwaga sprzątający „time slot” musi się zakończyć po 10-15 minutach.

 

Gdy pracuję na mieście / gdy pracowałam w biurze, przedziały czasowe odpowiadały różnym zadaniom, a te krótkie, małe odpoczynki to czas przeznaczony na mail do przyjaciółki albo na rzut okiem na Facebooka – na 10 minut, nie na godzinę 😉

 

KROK 4: OGRANICZ PUŁAPKI ZABIERAJĄCE TWÓJ CZAS

 

Czas na wyznanie: Gdy miałam jakieś 18-20 lat, a przed sobą maturę lub ważny egzamin i ślęczałam pół dnia w książkach, moja mama chowała mi kabel do telewizora ;)))) Brzmi zabawnie, prawda? 🙂 Nigdy nie byłam nałogowym maniakiem telewizyjnym, ale wiecie jak to jest … siedzisz sam w domu (w czasach, gdy nie było fejsa;)), uczysz się, uczysz, uczysz aż wreszcie idziesz coś przekąsić. A to może włączę na chwilę TV? Tak tylko do kanapki albo do kawy… Skończyłeś jeść i co? Wróciłeś do nauki / pracy? Całkiem często telewizor wciąga na dłużej niż 5-10 minut przerwy.

 

Teraz TV mi już nie straszna, ale Facebook i inne Internety potrafią “zjeść” duuużo czasu. Nie zostawiaj ich w tle, gdy chcesz działać efektywnie. Nie spoglądaj co i jak, nie gadaj ze znajomymi. Odłóż telefon, wyłącz powiadomienia, a najlepiej odłącz Internet 😉 PS. zrób test, ile czasu zajmuje Ci dana czynność, gdy jesteś w pełni skupiona, a ile, jeśli masz włączone rozpraszacze – TV, Internet, Facebook, Messenger, WhatsAppy, cokolwiek;)

 

KROK 5: ODKŁADAJ NA MIEJSCE

 

Uwielbiam poranki z Łukaszem, który niemal codziennie pyta: „Miś, a gdzie jest mój kabel / telefon / klucze / kluczyk do samochodu / papierosy / zapalniczka / portfel”. Nie chcę nawet wiedzieć, ile czasu traci w bezsensowny na szukanie. Odkładanie na miejsce nie dość, że ten czas oszczędza, to daje szansę na pracę w lepszych warunkach i brak konieczności robienia wielkiego sprzątania w sobotę 😉 Wiecie co mówiła Perfekcyjna Pani Domu? Jeśli codziennie zostawiasz 3 rzeczy nie na swoim miejscu, po miesiącu masz ich prawie 100. Mi by się nie chciało tego sprzątać!

 

KROK 6: JEDZ REGULARNIE

 

To kolejny z moich błędów. Wiem, że go popełniam, wiem, że powinnam go wyeliminować, ale czasem po prostu nie ma czasu, by zjeść. Albo jest, ale wolę wykorzystać go na coś innego. Błąd. Wydajność szybko mi spada, a brak porządnego posiłku sprawia, że tu muszę po kawę zajrzeć, tu po kanapkę, tu iść do lodówki po jogurt, a tu po jabłko (lub czekoladę jak mam gorszy dzień;))). Nie dość, że źle wpływa na figurę, to na organizację również

 

KROK 7: Z NAJGORSZYM WROGIEM WALCZ O PORANKU

 

Pamiętasz o listach? Są te milsze zadania i te gorsze. Często te najgorsze zostawiamy sobie na koniec, jak już wszystko zrobimy, i co? I dupa! Nie mamy już siły / nie chce nam się / nie wyrobiłyśmy się / nie warto już zaczynać. Nie robimy, co miałyśmy i wieczorem dopada stres: nie zrobiłam! A następnego dnia znów odsuwamy i odsuwamy, bo przecież są inne, pilniejsze. Błąd: do najgorszych zadań przystępuj rano – przecież właśnie wtedy masz najwięcej energii.

 

KROK 8: WYKORZYSTUJ KAŻDĄ CHWILĘ I OKREŚL PRIORYTETY

 

Częste podróże służbowe w mojej byłej pracy nauczyły mnie jednego: można pracować WSZĘDZIE. W samochodzie, w pociągu, a czasem nawet w autobusie 😉 Rozstawić laptopa w tramwaju brzmi jak przesada, ale na małe zadania warto wykorzystywać czas, kiedy i tak nic nie robisz. Nudzisz się w korku – odpisz na maile, zadzwoń do babci, zarezerwuj wizytę u lekarza. Nie rób rzeczy, które zajmują dużo, a wcale nie są potrzebne – naprawdę nic się nie stanie jak raz czy dwa nie uprasujesz dziecku koszulek do przedszkola.

 

KROK 9: NIE POPRAWIAJ W NIESKOŃCZONOŚĆ

 

Największy problem każdego perfekcjonisty: a może by tak jeszcze? A może jeszcze to poprawię, tam dopiszę, tu zrobię lepiej, bardziej się przygotuję? W wielu sytuacjach to naprawdę nie ma sensu. Poświęcasz na daną rzecz 2-3 godziny dłużej, a finalny efekt nie zawsze jest lepszy niż ten sprzed 2-3 godzin, zwłaszcza, jeśli pracujesz dla kogoś i to on potem ocenia Twoją pracę, wprowadza poprawki – czasem mogą być zupełnie inne niż te Twoje. Nie zachęcam na pewno do robienia “na odczep się”, ale czasem ten Twój ideał wcale nie jest  potrzebny.

 

KROK 10: NIE RÓB WSZYSTKIEGO SAMA

 

No właśnie. Ceduj zadania. Dziel się nimi. Może mąż gorzej pozmywa, ale co z tego? Może dziecko założy dwie różne skarpetki, ale co tam! Ty w tym czasie spokojnie wypijesz kawę, sprzątniesz po śniadaniu albo pomalujesz rzęsy. Nie tylko Ty potrafisz zająć się sprawami w biurze czy w firmie – inni też dadzą radę.

 

PS. I nie chodź spać o 3.30, bo wtedy może się okazać, że całą organizację diabli wzięli.. jak u mnie dziś ;))))

 

*tytułowe zdjęcie pochodzi ze strony: http://dbhurley.com/importance-organized-desk/